Review Aplikasi Trello
Perkembangan teknologi saat ini sudah semakin canggih. Hal ini berdampak positif pada pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang semakin mudah dan lancar. Sebagaimana diketahui bersama bahwa jenis pekerjaan saat ini semakin beragam dan juga kompleks. Suatu pekerjaan, bisa saja dilakukan oleh tim kerja yang anggotanya terpencar di berbagai daerah, yang bahkan diantara masing-masing anggota tim kerja tersebut tidak saling mengenal satu sama lain. Cukup aneh dan absurd, tapi hal ini nyata.
Bagaimana mungkin suatu pekerjaan atau proyek terselesaikan dengan baik apabila pengerjaannya dilakukan oleh tim kerja yang terpencar-pencar? Bisa saja. Prinsipnya, bekerja sesuai instruksi dan tetap saling berkoordinasi dan menjalin komunikasi. Jadi, anggota tim kerja yang tidak berada di tempat yang sama bukanlah kendala dalam proses pengerjaan suatu proyek atau pekerjaan. Bahkan, bagi seorang enterpreneur bahkan freelance sekalipun yang menerima lebih dari satu jenis proyek bisa juga menyelesaikan pekerjaannya dengan lebih mudah dan cepat.
Benar saja. Seiring dengan tuntutan pekerjaan yang semakin tinggi, di mana pekerjaan harus dilakukan dan diselesaikan dengan cepat dan cermat, kecanggihan teknologi mengambil peran di dalamnya. Hal ini ditunjukkan dengan banyaknya aplikasi yang dapat membantu koordinasi kerja sehingga mempermudah proses pengerjaan dan penyelesaiannya. Salah satunya adalah Trello.
Sejak berpisah dari perusahaan perangkat lunak Fog Creek tiga tahun lalu, Trello telah berkembang dengan pesat dengan bertambahnya jutaan pengguna setiap bulan. Angkat penambahan fantastis ini terus naik meski Trello telah diakuisisi oleh perusahaan perangkat lunak kolaborasi Australia, Atlassian. Trello mencatat kenaikan 25 juta pengguna pada tahun ini saja dari yang nominal 14 juta pengguna pada tahun lalu.
Mudah digunakan, mempunyai tampilan visual yang baik dan memungkinkan para penggunanya untuk mengatur jadwal, pola dan cara kerja mereka menjadi efektif adalah poin- poin yang membuat aplikasi manajemen kerja Trello ini menjadi populer dan dilirik banyak orang. Para penggunanya dapat mengatur dan menata semua tugas dan pekerjaan mereka secara lebih efektif dan tersusun rapi.
Salah satu elemen penting dari pertumbuhan Trello adalah adopsi viral di seluruh organisasi. Itu membuatnya mirip dengan alat-alat seperti Dropbox dan Slack, dua aplikasi yang juga mengandalkan adopsi pengguna akhir untuk pertumbuhan daripada peluncuran perangkat lunak perusahaan top-down. Trello juga menunjukkan cara- cara dan inovasi baru dalam mempermudah banyak pekerjaan.
Mengenal Apa itu Trello?
Trello adalah sebuah aplikasi kolaborasi manajemen kerja yang memungkin penggunanya untuk dapat mengatur berbagai proyek yang mereka kerjakan dalam satu tempat atau wadah saja. Disini para pekerja yang terlibat proyek tersebut akan dapat mengetahui dan merekam kegiatan apa saja yang sedang dikerjakan, siapa yang terlibat dan proses pengerjaan proyek itu sendiri.
Dengan tampilannya yang dinamis dan dapat diatur atau ditata, Trello terlihat seperti sebuah papan tulis besar dengan tempelan kertas sticky notes namun lebih kompleks dan lengkap. Pada setiap tempelan note, penggunanya dapat mengatur dan menambahkan informasi daftar tugas individu dan tim keseluruhannya. Pengguna juga dapat menambahkan foto, dokumen lampiran, kolom komentar dan lainnya.
Fitur-Fitur Trello
Efisien dan praktis, berikut 4 fitur utama Trello yang patut Anda ketahui sebelum menggunakannya :
Boards
Boards adalah layar utama yang menampilkan semua proyek yang Anda punya atau sedang jalankan. Layar boards juga memuat semua data dan informasi yang dapat dilihat semua orang yang turut mengerjakan proyek yang sama. Penggunaan Boards pada Trello ini tidak mempunyai batasan sehingga Anda dapat menjalankan dan melakukan banyak proyek sekaligus dengan anggota tim yang berbeda disaat bersamaan.
Satu hal yang menjadi keunikan dari papan Trello ini adalah pilihan warna dan tema yang bisa diaplikasikan pada setiap papan sebagai penanda untuk membedakan proyek-proyek atau tugas-tugas yang sedang dikerjakan.
Cards
Untuk menunjukkan kegiatan di board, maka yang diperlukan adalah Cards yang berguna dalam menampilkan daftar tugas, kumpulan ide dan pencatatan lainnya. Anda dapat menulis dan merekam daftar tugas atau task yang Anda hendak kerjakan atau hanya sekedar sebuah reminder atau pengingat akan schedule maupun peraturan, kebijakan dan lai sebagainya.
Cara menambah cards yaitu cukup dengan mengetik “Add A card” pada bagian bawah Lists dan cantumkan nama yang ingin menambahkan Cards tadi. Di dalam Cards itulah Anda dapat mencatatkan apa saja yang ingin Anda lakukan seperti, “Meeting pukul 2 siang” atau “Kumpulan proyek April 2020”. Trello juga memberikan banyak keleluasaan dengan penggunaan Cards tanpa batas bagi para penggunanya.
Untuk membedakan tugas-tugas yang sedang atau masih dalam proses pengerjaan dengan tugas-tugas yang telah selesai dikerjakan, Anda bisa memberi warna kartu dengan menambahkan label. Contohnya warna hijau untuk kartu tugas yang sudah selesai atau warna merah untuk kartu tugas yang prioritas atau harus diselesaikan lebih dulu.
Lists
Agar menjadi rapi dan sistematis, maka kita memerlukan daftar atau Lists yang menjadi tempat wadah agar susunan Cards tetap terjaga rapi sesuai dengan perkembangan proses proyek yang sedang dikerjakan. Inilah yang menjadikan fungsi Lists sebagai workflow yaitu alur kerja yang dapat dikategorikan dalam jenis To Do (daftar yang akan dikerjakan), Doing (sedang dalam pengerjaan) serta Done (pekerjaan telah selesai).
Alur kerja atau workflow pada Lists memang terlihat sebagai fitur simple namun justru cara ini cukup terbukti efisien, efektif dan praktis untuk melakukan kolaborasi manajemen proyek. Pesertanya dapat memasukkan Cards tugas mengikuti perkembangan dari waktu ke waktu. Alur pemindahan proses tersebut adalah pemindahan Cards ke Doing List, dan setelah selesai, Cards tadi dapat dipindahkan ke dalam kategori proyek yang telah selesai atau Done.
Pada prinsipnya daftar adalah representasi kategori dalam papan. Ada tiga kategori yang sering digunakan untuk merepresentasikan tahap pengerjaan proyek atau tugas, yaitu To Do, Doing, dan Done. Dengan demikian, Anda bisa memonitor progres dari setiap proyek atau tugas yang sedang dikerjakan.
Menu
Pada bagian kanan atas Trello Boards, Anda dapat menemukan tombol Menu yang menjadi pusat pengaturan segala Boards yang Anda punya. Melalui Menu ini pengguna dapat mengatur anggota tim yang mereka punya, mengeluarkan dan filter Cards yang dikeluarkan, melihat progress, riwayat dan proses aktivitas dari semua anggota yang tergabung.
Fitur-fitur dalam aplikasi Trello
Aplikasi Trello bekerja dengan tiga elemen dasar berupa papan, daftar, dan kartu. Namun selain ketiga elemen dasar tersebut, Trello juga menawarkan berbagai fitur yang akan semakin memudahkan Anda dalam mengontrol penuh setiap proyek atau pekerjaan. Fitur-fitur dalam aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengatur alur kerja agar sesuai dengan gaya atau pola kerja yang diinginkan. Adapun fitur-fitur manajemen proyek dalam aplikasi Trello sebagai berikut.
- Beranda
Fitur beranda menunjukkan semua yang terjadi di papan pengguna, termasuk tanggal jatuh tempo, pemberitahuan kartu (dari anggota tim), dan segala tindakan yang dapat diambil untuk menyelesaikan proyek atau pekerjaan. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memperoleh gambaran mengenai semua proyek atau pekerjaan, sehingga Anda bisa memantau dan mengubah orientasi diri terhadap proyek atau pekerjaan yang sedang dalam proses pengerjaan setiap saat dengan lebih mudah.
- Kolaborasi tim
Sebagai alat kolaborasi, aplikasi Trello memiliki fitur kolaborasi tim. Fitur ini memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan jumlah anggota tim yang banyak bahkan tidak terbatas. Fitur ini menjadi salah satu fitur terbaik dari Trello.
Setiap papan yang merepresentasikan proyek atau pekerjaan memiliki set anggota yang dapat melihat dan membuat atau memindahkan kartu diantara daftar yang ada. Anda dapat mengatur visibilitas sehingga seluruh anggota tim bisa bergabung, atau hanya mengundang anggota tim tertentu saja untuk berkolaborasi sesuai dengan yang dibutuhkan.
Fitur kolaborasi tim ini begitu mendukung proses pengerjaan tugas. Sebab, Anda bisa mendelegasikan tugas dengan menugaskan anggota tim tertentu ke kartu. Tak hanya itu, seluruh anggota tim bisa mendiskusikan tugas-tugas tersebut pada bagian komentar kartu. Hal ini tentu saja mampu menciptakan kolaborasi yang solid diantara anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan suatu proyek atau pekerjaan. Selain itu, hal ini menunjukkan pula bahwa pengerjaan proyek dengan aplikasi Trello tak terbatas ruang dan waktu.
- Daftar periksa
Fitur daftar periksa pada Trello memungkinkan Anda untuk membuat sub-tugas dan langkah-langkah yang lebih detail di dalam kartu, yang dapat ditambahkan, diedit, atau dihapus sesuka hati. Sebagai contoh proyek penulisan buku yang terdiri dari beberapa bab. Anda dapat mengonversi daftar pustaka menjadi kartu dan menugaskan anggota tim lainnya ke item daftar periksa. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memecah proyek-proyek atau tugas yang besar menjadi langkah-langkah tindakan yang dapat dikelola.
- Label
Fitur label memungkinkan Anda untuk mengelompokkan dan mengurutkan kartu dengan cara apapun sesuai yang diinginkan. Anda dapat menerapkan jumlah label yang tidak terbatas pada setiap kartu.
Caranya begitu mudah, Anda hanya perlu menggunakan warna label guna mengatur kartu atau memberi nama pada setiap label untuk menyaring tugas-tugas yang ada atau sedang dikerjakan. Dengan adanya fitur label, Anda bisa melihat kartu yang diinginkan untuk meningkatkan fokus dan produktivitasnya.
- Tanggal jatuh tempo
Dalam setiap pengerjaan proyek atau pekerjaan pastilah ada batas waktu yang disebut dengan deadline atau tenggat waktu atau tanggal jatuh tempo. Hal ini pun tak lepas dari perhatian Trello. Oleh sebab itu dalam pengembangan aplikasinya, terdapat fitur tanggal jatuh tempo yang membantu Anda untuk tetap berada di jalur sehingga dapat menyelesaikan proyek atau pekerjaannya tepat waktu.
Untuk mengoperasikan fitur ini, Anda hanya perlu memberikan tanggal jatuh tempo pada kartu. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir akan melewati tenggat waktu, karena akan mendapatkan pengingat 24 jam sebelumnya. Hal ini tentu dapat membantu Anda menyelesaikan tugas atau pekerjaannya tepat waktu.
Fitur jatuh tempo memiliki wujud visual, yang muncul sebagai lencana kecil pada kartu, yang akan mengalami perubahan warna seiring dengan semakin dekatnya dengan tanggal jatuh tempo.
- Abu-abu, artinya Anda memiliki lebih dari 24 jam untuk menyelesaikannya
- Kuning, artinya Anda memiliki 24 jam tersisa untuk menyelesaikannya
- Merah, artinya sudah waktunya
- Merah muda terang, artinya penyelesaian tugas sudah lewat batas waktunya
- Hijau, artinya penyelesaian tugas sudah lengkap
Dengan adanya indikasi warna pada fitur tanggal jatuh tempo, Anda bisa mengetahui tugas-tugas terpenting yang harus diprioritaskan dan diselesaikan terlebih dahulu dan tugas-tugas yang bisa ditunda atau menunggu untuk diselesaikan.
- Lampiran
Dalam mengerjakan suatu proyek atau pekerjaan, mungkin Anda menggunakan banyak sumber sebagai referensi. Sebagai bukti bahwa pekerjaan dikerjakan sesuai dengan data valid, maka referensi tersebut harus disimpan, bahkan tak jarang perlu disertakan sebagai lampiran. Anda tidak perlu khawatir, karena Trello memiliki fitur yang bisa mengatasi permasalahan tersebut, yaitu lampiran.
Fitur lampiran memungkinkan Anda untuk menyimpan semua sumber data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Anda dapat menarik file yang tersimpan di drive komputer, Google Drive, Dropbox, atau lokasi lainnya untuk disimpan dalam kartu sebagai lampiran.
Dengan adanya fitur lampiran, Anda tidak lagi repot bahkan kesulitan lagi untuk mencari dokumen di komputer atau lokasi lain yang tidak terorganisir dengan baik. Anda bisa jauh lebih mudah dan cepat untuk menemukan sumber data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan.
- Berlangganan
Satu lagi fitur Trello yang membantu memudahkan penyelesaian pekerjaan Anda, yaitu berlangganan. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menerima notifikasi atau pemberitahuan tentang segala sesuatu yang terjadi pada kartu. Untuk mengaktifkan fitur ini, Anda hanya perlu mengklik tombol berlangganan yang terdapat pada kartu.
Jika fitur berlangganan telah aktif, Anda akan mendapat notifikasi ketika anggota tim melakukan update terhadap pekerjaan. Misalnya menambahkan tanggal jatuh tempo, memindahkan kartu, mengubah langkah-langkah kerja, atau melakukan hal penting lainnya.
Fitur ini akan sangat bermanfaat bagi manajer proyek yang tidak secara aktif mengerjakan kartu, tetapi ingin tetap mengawasi dan memantau kemajuan dari setiap proyek yang direpresentasikan pada kartu-kartu secara real-time.
Tutorial Cara Menggunakan Trello
Sebelum dapat menggunakan Trello, Anda dapat mendaftar dan membuat akun baru di trello.com lebih dulu dengan akun Google. Pendaftaran ini tidak akan memungut biaya jika Anda ingin menggunakan versi dasar gratis Trello. Berikut langkah- langkah dalam menggunakan Trello :
Kumpulkan dan buat tim Anda
Penggunaan umum Trello adalah untuk kolaborasi manajemen kerja dengan para anggota tim dalam sebuah proyek, maka untuk itu Anda harus mengundang anggota tim Anda untuk bergabung ke dalam aplikasi ini terlebih dahulu. Untuk menambahkan dan mengundang anggota tim Trello adalah dengan mengklik tombol + pada bagian atas kanan di halaman utama atau awal Trello, lalu pilih Create Team.
Anda akan diminta untuk mengisi data tim Anda seperti nama tim, jenis tim dan juga deskripsi dari tim tersebut diciptakan. Setelah melalui proses dan mengisi ketentuan yang diminta, klik Continue yang akan membawa Anda ke dalam halaman tim yang telah Anda buat tadi.
Membuat Boards
Jika tim Anda telah terkumpul di dalam Trello, inilah saatnya membuat Boards dengan mengklik Create A New Board pada halaman tim Anda tadi. Kemudian Anda bisa mengisi data yang berupa nama, setting tingkat privasi, gambar latar belakang atau background dan serta foto Boards. Dengan begini, semua tim yang Anda kumpulkan akan secara otomatis telah ditugaskan di dalam Boards yang Anda buat.
Mengingat Boards dapat diatur menyesuaikan dengan kebutuhan Anda serta tim, maka sesuaikan tingkat privasi Anda ke dalam setting Team Visible agar hanya dapat dilihat oleh Anda dan tim Anda saja. Karena jika Anda terlupa mengatur tingkat privasi dan masih berada dalam Public mode, maka Boards Anda akan terpampang dalam indeks Google yang membuatnya dapat diakses oleh sembarangan orang yang tidak berkaitan dengan proyek dan tim Anda.
Buat dan ciptakan Lists
Begitu Anda selesai memahami Boards, proses selanjutnya adalah membuat Lists atau daftar task tugas. Klik Add A List yang berada tepat di bawah nama Boards, Anda dapat menambahkan Lists yang Anda perlukan tanpa batas. Trello Lists yang secara garis besar merupakan dan berfungsi sebagai workflow ini akan menunjukkan dan menampilkan berbagai proses dan progres proyek Anda dan tim. Anda dapat menamakan List tersebut seperti “Kumpulan Daftar Tulisan”, “Sedang Dikerjakan”, “Proses Editing”, dan kemudian, “Selesai”.
Menambahkan Cards
Setelah Anda selesai membuat dan menambahkan Lists yang Anda perlukan, kini Anda dapat menambahkan Cards tersebut ke dalam Lists. Berikut cara menggunakan Trello Cards dalam beberapa langkah dan bagian mengingat banyaknya fitur- fitur dalam Cards yang dapat Anda manfaatkan untuk membuat proyek dan kerja Anda semakin optimal dan sistematis :
Membuat Card
Klik Add A Card yang ada pada Lists, lalu berikan penamaan sesuai dengan jenis tugas yang hendak dikerjakan. Simpan semua Cards yang Anda punya dengan mengklik tombol hijau Add A Card. Ulangi cara ini mengikut kebutuhan dan keperluan Anda. Kemudian klik Cards yang Anda buat tadi yang akan menampilkan banyak opsti fitur yang dapat diisi mengikuti tugas.
Menambahkan anggota yang akan mengerjakan tugas
Disini Anda dapat mengatur anggota tim mengikut tanggung jawab tugas mereka masing- masing dengan mengklik Members dan pilih anggota yang Anda inginkan dengan mengklik foto profil akun mereka.
Menambahkan lampiran dan catatan
Adanya catatan dan lamptran akan turut membantu para anggota tim yang terlibat di dalam proyek untuk memandu menyelesaikan tugas. Anda dapat menambahkan pengingat dan melampirkan dalam format file.
Mengatur deadline
Melalui fitur Due Date yang dapat diatur dalam waktu seperti 30 menit atau beberapa hari sebelumnya, Anda dapat mengatur tenggat waktu pengerjaan pekerjaan Anda melalui email mau pun warna Cards yang berubah menjadi kuning sebagai pengingat deadline
Menambahkan Checklist
Checklist adalah fitur yang dapat digunakan sebagai langkah atau panduan dalam menjalankan dan menyelesaikan tugas. Kotak Checklist ini bisa Anda centang mengikut progress yang sudah Anda selesaikan.
Menambahkan label
Kegunaan Label adalah sebagi pembeda yang dapt diatur mengikut kategori- ketegori dari Cards yang Anda buat. Label dapat ditambahkan sesuai dengan waktu task yang akan Anda selesaikan.
Kolom komentar
Di kolom ini Anda dapat berbincang dan berdiskusi mengenai progress pekerjaan dengan anggota tim Anda. Untuk memanggil atau melakukan tag anggota tim, maka gunakan @ sebelum nama mereka.
Melihat riwayat segala aktivitas
Berada tepat di atas kolom komentar tadi Anda dapat menemukan tombol Activity yang dapat digunakan untuk melihat riwayat semua aktivitas yang tercatat dari setiap anggota tim. Klik Show Details untuk memunculkan semua riwayat lengkap.
Memindah dan menyalin Cards
Klik tombol Move untuk mulai memindahkan Cards ke Lists ata ke Boards lain yang Anda inginkan. Fitur Copy juga bisa Anda gunakan jika Anda ingin menyalin Cards beserta isi didalamnya ke List dan Boards lain.
Kesimpulan dan penutup
Pada dasarnya, aplikasi kolaborasi manajemen pekerjaan Trello ini adalah aplikasi yang ramah dan mudah untuk digunakan dengan cara sederhana dan efisien. Tetapi meskipun begitu, Trello tetap memberi semua pengguna setianya dengan fitur- fitur yang lengkap, inovatif dan sangat membantu.
Penjelasan diatas hanyalah bagian kecil dari apa yang bisa dilakukan aplikasi yang diminati banyak orang ini. Jika Anda ingin mengeksplorasi lebih jauh, maka Trello tidak ragu- ragu menawarkan banyak fitur dan opsi bagi para penggunanya, namun jika Anda menginginkan kolaborasi kerja yang juga tidak terlalu kompleks, maka cara penggunaan Trello diatas akan cukup mencukupi.
Aplikasi ini juga bersifat mobile yang dapat Anda akses dimana saja melalui ponsel dan laptop. Tentunya cara ini lebih menunjang produktivitas dan cara kerja mereka yang memilih kerja dengan cara remote. Selain itu tentunya Anda dang anggota tim tidak lagi ketinggalan progres dan proses yang Anda kerjakan lagi.
